⬅ Eelmine: Pakkumise koostamine · 🏠 FLOW indeks · Järgmine: Kliendi kinnitus ➡
08. Ootel kõned
🏢 Kontori etapp
Osaleb
Helistaja (teeb ootel-kõned projektijuhi sisendi alusel, nt Timo Tuuling)
Projektijuht (annab sisendi, milliseid pakkumisi helistada; saab uue sisu, kui on vaja uut pakkumist)
WIP limiit
Scoro saatus
Ootel
Definition of Ready (DOR)
Pakkumine on kliendile saadetud
Scoro staatus: Ootel
Klient ei ole pakkumist veel kinnitanud
Projektijuht on andnud sisendi, milliseid ootel pakkumisi helistada (nt aknapesu, remonditööd, lumelükkamine)
Definition of Done (DOD)
Kliendi tagasiside on Scorosse kommentaarina kirja pandud
Projekti edasine seisund on määratud, üks kolmest:
- Klient kinnitas → Scoro staatus “kinnitatud”
- Klient loobus → Scoro staatus “tagasi lükatud” + loobumise põhjus kommentaaris
- Klient lükkab edasi / ootab otsust → Scorosse seatud meeldetuletus järgmiseks kõneks
Kui on vaja uut pakkumist, on projektijuht saanud uue sisendi kätte
Etapi sisu
Eesmärk: saada Scoros ootel pakkumistele kinnitust ja rohkem tööd Skyproffi meeskonnale. Hoida klienti ja aidata tal vajadusel pakkumist mõista ning saada aru, miks ta ei ole tööd kinnitanud.
Helistada klientidele, kellele oleme pakkumise saatnud, kuid kes ei ole seda mingil põhjusel kinnitanud. Kõne käigus selgita küsimuste ja mõistva suhtumisega välja, miks tööd ei ole kinnitatud. Vajadusel aita kliendil meie pakkumise sisu mõista. Võimalusel uuri, kas saame pakkumist ringi teha, et see saaks kliendi kinnituse. Igasugune tagasiside pane Scorosse kirja.
Samm-sammult:
- Scoros vali “pakkumised” vaade ja filtreeri staatusest “ootel”. Näed kõiki kliendile esitatud, kuid ootele jäänud pakkumisi.
- Tee valik vastavalt projektijuhi sisendile (kas helistad pigem aknapesu, remonditööd, lumelükkamist vms).
- Vali projekt välja ja tutvu esmalt projekti kommentaaridega (kõige all).
- Helista kliendile ja tutvusta ennast. Uuri, mis põhjusel pakkumine ootele jäi. Tee märkmeid.
- Vajadusel küsi lisaküsimusi ja püüa leida kliendi muredele vastused. Kui vaja, helista kliendile hiljem tagasi, kui oled projektijuhilt täpsustused saanud.
- Vajadusel saada pakkumine kliendile uuesti — klient peab alati kirjalikult kinnitama:
- “Saada” nupule vajutades avaneb meil
- täienda teksti, nt: “Suur tänu meeldiva telefonivestluse eest! Saadan pakkumise uuesti. Jääme Teie vastust ootama.”
- muuda saatja: skyproff@skyproff.ee
- Kui klient ei saa hetkel rääkida või on muul põhjusel vaja uuesti helistada, sea endale meeldetuletus:
- Planeeritud tegevuste all nupp “lisa” → lisa ülesanne
- Täida algusaeg (= sinu ülesande tähtaeg, nt klient palus helistada järgmise nädala alguses)
- Täida pealkiri (nt “Klient puhkusel”)
- Vali tegevuse liik
- Kirjelduse alla kirjuta planeeritud tegevus pikemalt ja vajadusel kliendi kommentaar, kui see on oluline
- Vali tegija (nt Timo Tuuling)
- Salvesta. Tegevus ilmub “Teha” alla, kust näed, mis vajab sel nädalal tegemist.
- Kirjuta kommentaar kliendi vastusest, et see oleks meeles nii sul kui projektijuhil, kui ta samale projektile tähelepanu pöörab.
Kõne tulemus — üks kolmest:
- Klient kinnitas (kirjalikult):
- märgi Scoro staatuseks “kinnitatud”
- märgi kliendi vastus kommentaaridesse
- meeskonna teavitus käib automaatselt: Scoros “kinnitatud” käivitab Zapieri teate (Messenger/Slack) — käsitsi Office chati “kinnitatud” teadet pole vaja saata (vt 09 - Kliendi kinnitus ja 10 - Töökäsu koostamine samm 5)
- Klient loobub: küsi temalt põhjus, vali Scoro staatuseks “tagasi lükatud” ja lisa põhjendus kommentaari.
- Klient lükkab edasi / ootab kellegi otsust: lepi kokku, et helistad meeldetuletuseks taas, ja sea selleks Scoros meeldetuletus (vt samm 7).
NB! Kui klient tahab suuliselt kinnitada, saada talle pakkumine uuesti kirjalikult ja palu tal kirjalikult kinnitada.
Taust: pakkumine ei lähe töösse enne, kui klient on selle kirjalikult (vastusega e-mailile) kinnitanud. Ootele võivad kõned jääda mitmel põhjusel: klient ei märganud meili; ta ootab omakorda kellegi kinnitust; suur kiire läks mööda ja töö lükkub; laual on veel teisi pakkumisi (sel juhul uuri, kas meie pakkumine on hinna osas konkurentsivõimeline); ei saa pakkumisest aru; tegi töö ise ära vms.